附言的任务：让接收方知道收到什么
一份清楚的 PDF 仍需要配上清楚的提交说明。附言不是把所有缺陷再抄一次，而是指出房产单位、报告日期与版本、附件文件名以及需要回复的事项。先核对发展商规定的提交渠道；邮件、App、门户或现场表格并不是每个项目都互相替代。
发送前核对五件事
确认单位编号和联络方式正确；附件能正常打开；照片与报告编号相符；新版本没有混入旧版本文件；若接收渠道有格式或容量限制，按它的实际说明处理。不要把下载 Wefect 的链接当作验房报告附件，也不要把报告只留在聊天预览图里。
可复制的英文附言
Subject: Defect report submission — [Property / Unit] — [Date] Hello [Team], please find attached the defect report for [Property / Unit], inspected on [Date]. Report version: [Version]. Attached file: [Filename]. Please confirm receipt and advise the next steps for the listed items. My contact details are [Contact]. Thank you, [Name].
方括号内容需要按你的房产替换；这只是沟通模板，不替代项目规定的正式提交表格。
如果是补充照片或更新报告
附言中明确写“Updated report”或“Additional evidence”，说明替代哪一个版本，以及本次改动的编号范围。例句：“This report replaces version 1 dated [Date]. Additional photos are included for items [IDs].”不要只发送“新的那个”，否则接收方可能继续处理旧版。
提交之后，保存什么
保存实际发出的附件、提交日期、接收回执或门户编号，以及后续回复。对方说“收到”与说“已修复”是两种不同信息。把复检结果与原缺陷编号对应；如仍未处理，引用具体编号和可见现象，不需要每次重复发送全部照片。
Wefect 的报告怎样放进这条动线
用 Wefect 整理房间、照片、位置和描述，按所选套餐生成英文 PDF，再通过发展商指定渠道提交。官网不会替你发送报告；生成、提交和回执是三步不同动作。使用明确文件名与附言，可以让报告更容易被接收方找到和跟进。